VTT Evasion Pourpre

COMPTE RENDU REUNION TRACE POURPRE DU 21 04 23

Bonjour à tous,

Voici le compte rendu de la réunion de préparation Trace Pourpre du 21 avril 2023

5 thèmes ont été abordés : Le dossier préfecture, les circuits, le nettoyage, la communication et le matériel.

Concernant le dossier Préfecture, il doit comprendre :

  • Les autorisations de passage des propriétaires : nous les avons presque toutes. Merci à Stève et Hervé ! Il manque GARNIER pour Garaube (accord oral à Stève), BORDERIE pour des vignes sur le Pédestre (Philippe C s’en occupe), D’HALUIN , trou de l’Abîme et palombière (accord oral à Philippe C), La Léotardie (accord oral à Hervé).

    Les autorisations des mairies : Nous n’en avons aucune pour l’instant donc nous distribuons le travail :

    Lamonzie Montastruc – Saint Sauveur – Creysse et Saint Georges de Monclard: Rémy C

    Mouleydier et Liorac : Laurent V

    Bergerac : Stève

    L’autorisation de l’association locale des DFCI : Nous ne l’avons pas, Philippe contacte Frank pour voir qui contacter.

    Le plan : ça on a !!

    Bonne transition pour parler des circuits!

Les circuits :

3 circuits pour le VTT : un 62 km avec 1200 m de D+ (testé et approuvé,ou plus tôt éprouvés! le 20 avril par 4 pourpres!)

Un 40 km avec 800 m de D+

Un 23 km avec 400 m de D+

2 circuits pédestres : un 14 km et un 9 km qui vont plutôt sur le secteur de Bergerac et qui sont complètement indépendants du VTT!

3 ravitaillements VTT: R1 en bas des ruches (commun au 3 circuits) – R2 à Saint Sauveur avant les vignes de Morand Monteil (commun au 3 circuits) – R3 à l’entrée de la Léotardie (seulement pour le 60km) – Un point eau existe à Montclard (Rémy C doit demander si on peut y accéder le jour de la rando)

Un ravitaillement Marche : R4 lieu à définir sur une partie commune aux 2 circuits.

Nous parlons ensuite des horaires (il va falloir se lever tôt les pourpres!).

En effet en raison des fortes chaleurs et de la longueur du circuit, nous allons mettres les horaires suivants :

Inscriptions : 7 H30

Départs libres possibles à partir de 7H30 – Attention les vététistes sur le 60 devront partir obligatoirement avant 8 h30. Une barrière horaire sera mis en place à 10 H (à la bifurc des circuits). Tous les vététistes arrivant après 10 H seront obligatoirement orientés sur le 40 km.

Pour les autres circuits VTT et marche, possibilité de départ jusqu’à 9H maxi.

Le nettoyage :

Des points de nettoyage ont été repérés lors de notre sortie du 20 avril : arbres couchés, ronces…

Rien de méchant, mais il vaut mieux commencer à bien nettoyer si on ne veut pas avoir de surprise.

Une séance nettoyage est prévue le 13 mai à 8 H, RDV à l’école de Lamonzie Montastruc

Prévoyez rateaux, cisailles, sécateurs, tronçonneuses et débroussailleuses.

2 demandes sont faites par les bénévoles :

que le club offre un casse croûte à midi : Philippe doit voir avec Frank si c’est possible ?

que le club prenne en charge le carburant, l’huile et le fil pour les machines : Philippe doit voir avec Frank si c’est possible ? Hervé se propose d’acheter le matériel et après de se faire rembourser.

Sur la descente de Saint Georges, c’est un chemin communal et balisé, Rémy C doit voir avec la commune si ils peuvent nettoyer.

La communication :

Stève va préparer les affiches, selon les infos décidées pendant la réunion.

Pierre de propose d’imprimer 20 affiches en A3 pour l’affichage local et 100 affiches en A4 pour afficher lors des randos.

Réseaux sociaux :Nous comptons sur Andréa pour la com sur Instagram et Face book et sur Rémy K pour la communication sur les sites spécialisés, la presse et les clubs. Philippe doit voir avec Rémy K si c’est possible ?

E territoire : Pierre M se propose de s’en occuper

Laurent V propose de faire les sites des office de tourisme.

Les prix affichés ( comprenant un sandwich offert à l’arrivée) seront les suivants :

5 € pour les marcheurs

7 € pour le 23 km

8 € pour le 40 km

9€ pour le 60 km

Organisation matérielle :

Un parking gardé pour les VTT sera mis en place à partir de 11 H pour l’arrivée. Avant il n’ y a pas d’utilité.

Hervé s’occupe de contacter Intersport pour qu’ils nous offrent des plaques de cadre millésimées que les vététistes garderont. 400 plaques non numérotées avec marqué Intersport, Trace Pourpre 2023.

Il va demander aussi pour des bracelets pour la marche sur le même principe mais sans l’année.

Il va voir aussi pour des tee-shirts pour les bénévoles.

Pour attacher les plaques de cadre, nous allons utiliser du raffia (stock existant).

Pour le reste de l’organisation matérielle, nous avons prévu d’en parler à la prochaine réunion qui aura lieu le vendredi 12 mai à 20 H 00 au local du club !

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